Vështrim kritik mbi licencimin e arkivave private

Mbi Vendimin nr. Nr. 35, datë 24.1.2018 për miratimin e rregullores “Për licencimin e arkivave privatë”, botuar në Fletoren Zyrtare nr. 6–2018.

 

Prof. Dr. Nevila Nika, historiane

VKM: pika 2. Ngarkohen Drejtoria e Përgjithshme e Arkivave, Këshilli i Lartë i Arkivave dhe Qendra Kombëtare e Biznesit për zbatimin e këtij vendimi.

Vërejtje: Këshilli i Lartë i Arkivave nuk është institucion, si rrjedhojë, nuk mund të ngarkohet të zbatojë vendimin. KLA është organizëm kolegjial që ka detyrë të hartojë dhe miratojë politikat arkivore dhe strategjinë e zhvillimit të shërbimit arkivor. Funksionon në bazë të Statutit të vet dhe rregullave të hartuara kolegjialisht dhe të miratuara nga Këshilli i Ministrave (Ligji “Për Arkivat”, Nr. 9154, dt. 06.11.2003, neni 14, pikat 1, 2, 5). Pika 2 e Vendimit tregon mungesë vëmendjeje nga autoriteti hartues dhe vendimmarrës.

Rregullorja: Neni 4: Kriteret teknike për licencimin e arkivit privat.

Vërejtje: Një çështje që duhej të përfshihej në këtë nen është vendndodhja fizike e arkivit privat. Ruajtja e dokumentit nuk arrihet vetëm duke realizuar kërkesat e sipërfaqes, kushteve të temperaturës dhe lagështisë, por edhe duke marrë parasysh pozitën gjeografike të vendruajtjes. Kështu, vendruajtja nuk duhet të jetë në zona me veprimtari të lartë sizmike, pranë lumenjve, në vende ku rrihen nga era e detit, në shpate malore të rrëshqitshme, në pika strategjike (objektiva kryesore në raste luftrash), siç janë aeroportet, stacionet e trenit/autobusëve, depozitat e lëndëve djegëse dhe plasëse, repartet ushtarake, si dhe nuk duhet të përdoren për vendruajtje ndërtesa të amortizuara, reparte ushtarake të braktisura, magazina (në të cilat jo gjithmonë dimë se çfarë është ruajtur), tunele apo galeri nëntokësore, katet e poshtme të ndërtesave ose bodrume. Po ashtu, vendruajtjet nuk duhet të ndërtohen në zona që kanë ndotje të madhe të ajrit, pranë kryqëzimeve të rrugëve me shumë qarkullim, pranë uzinave apo fabrikave që çlirojnë pluhur apo gazra ndotëse, në mjedise të ndotura me përbërës kimikë apo biologjikë. Sa më sipër, fatkeqësisht, nuk citohen në asnjë prej ligjeve apo rregulloreve aktuale për funksionimin e arkivave shtetërore. Por kjo nuk do të thotë se nuk duhet të përfshihen apo kushte të tilla nuk duhen aplikuar, aq më tepër kur bëhet fjalë për licencimin e një biznesi privat, i cili, qëllim në vetvete ka fitimin, jo punën arkivore.

Rregullorja: Neni 4, pika 1, germa c: Vendruajtjet e dokumenteve të kenë sistem ajrimi dhe kondicionimi, të cilat mundësojnë mbajtjen konstante të temperaturës e të lagështisë relative të ajrit, brenda kufijve 14–18° C (± 2) të temperaturës dhe 50–60 % (± 5) të lagështisë.

Vërejtje: pas vlerës së sugjeruar të temperaturës dhe lagështisë, shënohet, për temperaturën “± 2” dhe për lagështirën “± 5”. Bëhet fjalë për luhatjen e lejuar të temperaturës dhe lagështisë brenda 24 orëve. Duhej të ishte “me një luhatje të lejuar ± 2° C / 24 orë” dhe “± 5 % / 24 orë” Në dukje, gabim teknik, në thelb, tregon mungesën e vëmendjes si të autoritetit vendimmarrës, po ashtu dhe të atij propozues.

Rregullorja: Neni 4, germat a, b: Të ketë burime njerëzore të mjaftueshme, si më poshtë vijon: a) Një drejtues teknik me gradë shkencore ose master në arkivistikë dhe, së paku, tre vjeteksperiencë pune në fushën arkivore; b) Së paku, dy punonjës për përpunimin e dokumentacionit. Punonjësit të kenë kryer master në arkivistikë ose në shkencat shoqërore dhe trajnime pranë Drejtorisë së Përgjithshme të Arkivave.

Vërejtje: Arkivistët e rrjetit arkivor kombëtar kanë statusin e nëpunësit civil. Si të tillë, u nënshtrohen sanksioneve të ligjeve në fuqi. Ç’do të ndodhë me arkivistin e arkivit privat? Një nëpunës civil i dënuar për shkelje (sipas ligjit përkatës) e bart shënimin e dënimit sipas parashikimit ligjor. Po arkivisti i arkivit privat, pa status të nëpunësit civil, por i dënuar për shkelje (korrupsion aktiv ose pasiv, i dënuar për falsifikim, sjellje të pahijshme, etj.), dhe rrjedhimisht i larguar nga Shërbimi Civil a ka një filtër kontrolli? Nga kush? Kushtet e përcaktuara në Rregullore për personelin e arkivit privat janë tejet formale dhe të pabazuara jo vetëm në përvojën shqiptare, por edhe atë botërore. Afati i kërkuar prej 3 vjet punë në një arkiv është absolutisht i pamjaftueshëm për të marë përsipër drejtimin e një arkivi, qoftë ai edhe privat. Numri i arkivistëve, 1 drejtues teknik plus të paktën 2 arkivistë është qesharak, në rastin kur sipas Rregullores në fjalë, bëhet fjalë për krijimin e Arkivit privat, si  biznes dhe jo si e parashikon Ligji “Për Arkivat”, Arkiv privat familjar (krijimtari, koleksionist, etj.).  Pra, arkivisti i rrjetit arkivor kombëtar u nënshtrohet rregullave më të rrepta se arkivisti i arkivit privat, çka krijon diferencim negativ në dëm të të parit duke pasur parasysh edhe faktin se i dyti “do të kryejë të gjitha proceset e punës arkivore”.

Rregullorja: Neni 4, pikat 3-7 (shih Rregulloren).

Vërejtje: Neni 4 titullohet “Kriteret teknike për licencimin”. Çfarë përshkruhet në pikat 3, 4, 5, 6, 7 të këtij neni nuk janë kritere, janë detyrë e çdo arkivi, janë thelbi i punës arkivore dhe arsyeja e ekzistencës së arkivave, pasi kanë mision të ruajnë, përpunojnë, administrojnë, shërbejnë apo dorëzojnë në AQSh e DRASh (Drejtori Rajonale Arkivit Shteteror) dokumentacionin që ruajnë (shih Ligji “Për Arkivat”, Neni 17, 21, 22, 23, 24). Përmes këtyre neneve, të cilët, më shumë se gjithë pjesa tjetër e Rregullores lidhen drejtpërdrejt me punën arkivore, përgjegjësia ligjore e punës me dokumentet u zhvishet institucioneve shtetërore dhe u vishet institucioneve arkivore private, duke krijuar struktura paralele private.

Në parantezë, nëse në një rast të tillë do të mund të merreshin për shembull përvoja të huaja, si, Mbretëria e Bashkuar apo Shtetet e Bashkuara të Amerikës, etj., Shqipëria nuk mund të krahasohet me to. Pikë së pari, duhet pasur parasysh se Shqipëria nuk ka popullsi të afërt në numër me shtetet si ato më sipër, as shtrirje territoriale si ato dhe mbi të gjitha ato kanë sisteme të organizimit shtetëror krejt të ndryshëm nga ai shqiptar. Mbretëri kushtetuese është Britania e Madhe dhe konfederatë shtetesh, Sh.B.A. ndërsa Shqipëria është republikë parlamentare. Rrjeti Arkivor Kombëtar në Shqipëri është ndërtuar duke pasur parasysh realitetin e vendit, veprimtarinë shtetërore sa në nivel qendror, aq dhe në nivel vendor, në mënyrë që të mundësohet shërbimi arkivor sa më shpejt dhe pa pengesa.

Rregullorja: Neni 4, pika 3: Të marrë përsipër të përpilojë, çdo fundviti, listën e veçimit për dokumentet me ruajtje të përkohshme, që kanë plotësuar afatin e ruajtjes, dhe t’i propozojë për miratim në komisionin e ekspertizës së institucionit, në rastet kur kontraktues është një institucion shtetëror.

Vërejtje: Listën e veçimit mund ta miratojë ose jo vetëm Komisioni i Ekspertizës i institucionit fondkrijues. Pra, praktikisht, arkivi privat duhet të jetë në kontakt të vijueshëm (të paktën një herë në vit) me institucionin fondkrijues, prej të cilit është pajtuar për t’i ofruar shërbimin. Meqenëse, ligjërisht, vetëm fondkrijuesi mund të vendosë për dokumentet e veta, lënia e dokumentacionit të institucionit në duar të biznesit privat pakëson ushtrimin e kontrollit ligjor që ka fondkrijuesi mbi dokumentet e veta. Kemi të bëjmë, nga njëra anë, me një marrëdhënie të zakonshme koncesioni, ku biznesi privat ftohet të kryejë punët e shtetit, dhe, nga ana tjetër, biznesi privat ka në dorë dokumentacionin shtetëror, i cili mund të jetë i natyrave të ndryshme, ndoshta edhe “tepër sekret”, “sekret”, “i kufizuar”. Vihet në diskutim integriteti i shtetit dhe siguria kombëtare, pa harruar sigurinë e jetës së qytetarëve.

Rregullorja: Neni 4, pika 5: Të kryejë asgjësimin e dokumenteve, pas miratimit nga komisioni epror përkatës i ekspertizës, sipas rregullavenë fuqi.

Vërejtje: Asgjësimi i dokumenteve në kohët e sotshme kryhet përmes shkatërrimit të dokumentit me mjete mekanike (pra, jo djegie, çka dëmton edhe mjedisin). Letra, si material i riciklueshëm, ka vlerë edhe pasi nuk përdoret më. Rregullorja nuk specifikon se ç’do të ndodhë me të ardhurat që mund të sigurohen nga riciklimi i dokumenteve që do të asgjësohen, por mbi të gjitha askush nuk na siguron se të gjitha dokumentet e vlerësuara si “të pavlefshme” janë realisht ato që do të asgjësohen apo “do të zëvendësohen në minutën e fundit me të tjera”, ose “nuk do të asgjësohen fare” dhe do të mund të përdoren më vonë për interesa nga më të ndryshmet. Mjafton këtu të kujtojmë rastin e skandalit të Bankës së Shqipërisë me kartëmonedhat e veçuara për asgjësim (por edhe raste të ngjashme në vende të tjera).

Rregullorja: Nenet 5-11 të Rregullores merren me procedurat e licencimit, inspektimit, pezullimit të licencimit, çështje krejtësisht të natyrës së biznesit dhe kontrollit mbi biznesin.

Vërejtje: Pjesa më e madhe e kësaj Rregulloreje ka natyrë biznesi, jo profesionale-arkivore. Në krye të gjithë procedurës do të jetë Drejtori i Drejtorisë së Përgjithshme të Arkivave, edhe pse përmendet Këshilli i Lartë i Arkivave, i cili ka në krye po Drejtorin e Përgjithshëm. Ky organ, ku shumica e anëtarëve janë punonjës të DPA, ka pak shanse të jetë objektiv në vendimmarrje kur vjen puna për të diskutuar dhënien e licensimit për një biznes privat, që kërkon të meret edhe me veprimtari arkivore. Pra të vetmen oponencë mundet ta bëjnë antarët e jashtëm, por forcave e numrave është në favor të titullarit të DPA. Gjithë Rregullorja ngjan më shumë me një mjet që centralizon pushtetin në dorë të titullarit të DPA, e jo me një rregullore e mirëfilltë e natyrës së punës në arkiv.

Tema që nuk preken nga Rregullorja për licencimin e arkivave private

Rregullorja aktuale për licencimin e arkivave private merret më gjatë me mënyrën e licencimit apo certifikimit të biznesit, por nuk saktëson:

1. Se me “arkiv privat” nënkupton një shërbim me pagesë që personi privat fizik apo juridik ua ofron institucioneve shtetërore dhe private. Nuk cek asfare çështje që lidhen me arkivin privat të një individi, shoqate, grupimi, komuniteti fetar, koleksionisti, etj, të cilat ruajnë dokumente RHK (me Rëndësi Historike Kombëtare). Rregullorja nuk shpreh qartazi, as nënkupton, se arkivi privat mund të jetë edhe jofitimprurës. Duket qartë prirja për t’u marrë me rregullimin e një çështjeje tregtare, jo me probleme të punës arkivore në përgjithësi, të lidhura drejtpërdrejt me detyrat ligjore të Drejtorisë së Përgjithshme të Arkivave.
2. Cilat do të jenë çmimet taban dhe tavan për ofrimin e shërbimit, çfarë lloj biznesi do të jetë “arkivi privat”. Në Nenin 12 të Rregullores përmenden tarifat, por këto janë tarifat e riprodhimit të dokumenteve. Çfarë do të thotë se arkivi privat do të ketë në mision të vetin shërbimin e dokumenteve, por kjo detyrë/përgjegjësi e arkivit privat nuk saktësohet në Rregullore (për më shumë, shih më poshtë pikën 6).
3. Si pasojë, Rregullorja ngre disa pyetje: Me çfarë fondesh do të paguhet ky shërbim, në rastin e institucioneve shtetërore? A do të jenë fondet që do të shpenzohen nga institucionet shtetërore të barabarta, më të ulëta apo më të larta se ato aktualet? Në qoftë se kostoja ulet, a do të kryhet puna me eficencë? Në qoftë se kemi ngritje të kostos, për cilën arsye duhet të shpenzohen fondet publike për të pajtuar një biznes privat, teksa të njëjtat fonde mund të përdoren për shkollimin e arkivistëve aktualë, specializimin e tyre edhe jashtë vendit (në përputhje me interesat e institucionit), forcimin dhe konsolidimin e strukturave arkivore, duke përmirësuar kapacitetet njerëzore apo infrastrukturën e drejtorive / sektorëve të arkivit në çdo institucion? Të mos harrojmë faktin tjetër, se arkivistët e rrjetit arkivor kombëtar aktualisht kanëpagat më të ulëta të administratës shtetërore!!
4. Me çfarë niveli page do të trajtohen punonjësit e këtij biznesi, a do të trajtohen arkivistët e arkivit privat njësoj si arkivistët e institucioneve arkivore shtetërore?
5. Nuk saktëson tipin dhe llojin e dokumenteve që mund të mbledhë, ruajë, përpunojë arkivi privat. Teksa “klientët” e arkivit privat mund të jenë edhe institucionet shtetërore, atëherë arkivi privat mund të administrojë edhe dokumente që kanë nivel klasifikimi, apo janë të natyrës delikate, si: amzat e shkollave, dokumente që lidhen me sigurimet shoqërore, sigurimet shëndetësore, kartela shëndetësore, etj., apo, në ndonjë rast tjetër, dokumentet e rajoneve të policisë (të cilat, ndonjëherë, trashëgojnë edhe dokumentacionin e ish Degëve të Punëve të Brendshme, arkivat e prokurorive, gjykatave, etj.). Dihet se institucionet në varësi të Ministrisë së Brendshme, Ministrisë së Drejtësisë apo Prokurorisë së Përgjithshme kanë shumë lëndë arkivore të papërpunuar, paraqesin prapambetje nga një, deri disa dekada. Teknikisht, duke qenë se Rregullorja nuk jep specifikime, institucionet e sipërpërmendura, apo të tjera të ngjashme, lirshëm mund të pajtojnë një arkiv privat për të përpunuar dokumentet.
6. Nuk përmendet fare detyrimi ligjor i shërbimit të dokumenteve, i cili shkon paralelisht me mbledhjen, ruajtjen dhe përpunimin (shih dhe pikën 2). Si rregull, në përputhje me ligjin “Për Arkivat” (Neni 61, pika 2), dokumentet jepen për shfrytëzim pasi janë maturuar, pra, kanë kaluar 25 vjet nga data e krijimit. Mirëpo Neni 53, pika 3 e po këtij ligji saktëson se Fondkrijuesi gëzon të drejtën e shfrytëzimit të dokumentacionit në çdo kohë, pavarësisht afateve të Nenit 61. Po aty, pika 4, sqaron se Fondkrijuesi mund të ndryshojë afatet e shfrytëzimit, çka do të thotë se mund edhe ta lejojë shfrytëzimin, në varësi të nevojës, edhe më herët se mbushja e afatit të maturimit. Automatikisht mospërcaktimi i shërbimit të dokumenteve i lë të lirë arkivat privatë nga ky detyrim, duke privuar publikun nga kontakti me dokumentin. DPA do mund të thoshte se nga mbërritja në arkivin privat, deri tek dorëzimi në arkivin e përhershëm dokumenti nuk do të ketë vonesa (çka do të thotë se, dhe detyrën e shërbimit do ta kryejë arkivi i përhershëm), mirëpo, ndërkohë, nuk specifikon kufijtë kohorë brenda të cilëve arkivi privat duhet të dorëzojë dokumentacionin e përpunuar në arkivin e përhershëm.
7. Nuk sqaron normat e punës së arkivistit të arkivit privat, element i cili përcakton kohën që nevojitet për përpunimin e dokumenteve. Këto norma janë deri diku të parashikueshme, por asnjëherë ekzakte. Norma e punës mund të ndryshojë në varësi të llojit të dokumentit, gjuhës, formatit dhe, më e rëndësishmja, rendit të prejardhjes. Nëse dokumentacioni dorëzohet në arkivin privat me kuti, thes, apo çfarëdo lloj ambalazhi tjetër, nëse nuk i është nënshtruar asnjë forme renditjeje paraprake, arkivistit i duhet një kohë pune që nuk parashikohet dot me saktësi, nuk mund t’i caktohet e njëjta normë si për dokumente që ruajnë rendin e prejardhjes. Në arkivat shtetërore normimi për raste të veçanta kryhet duke pasur parasysh a) përvojën; b) eksperimentimin; c) situata diskutohet mes specialistëve dhe pastaj vendoset. Ç’do të ndodhë me arkivin privat, ku numri i punonjësve dhe përvoja e tyre mund të mos i lejojë të marrin vendime të pjekura? Duket se standardet e punës nuk janë fort në vëmendje të Rregullores. Duke referuar vetëm ligjin “Për Arkivat” dhe “Normat tekniko-profesionale të punës në arkiv” Rregullorja anashkalon procesin e gjatë të konsultimit që ndodh rëndom mes kolegëve të rrjetit të DPA, takimet e punës të organizuara nga vetë arkivistët, vendimet kolegjiale brenda sektorit përkatës për sa i përket mënyrës me të cilën do të përpunohet një vëllim dokumentesh të veçanta apo problematike.
8. Në Rregullore nuk përmendet fare nëse arkivistët e arkivave private do të jenë të detyruar të zbatojnë gjatë veprimtarisë së tyre Kodin Deontologjik të Arkivistëve.
9. Në mbledhjen e fundit të Këshillit të Lartë të Arkivave, më dt. 8 shkurt 2018, Drejtori i DPA i paraqiti KLA-së propozimin për shkrirjen e 7 Drejtorive Rajonale të Arkivave Vendore, nga 12 të tilla që funksionojnë aktualisht. Lënda arkivore e përpunuar dhe e papërpunuar që ruajnë këta arkiva do të zhvendoset në vendruajtjet e 5 DRASh-eve të mbetura. Arkivistët e DRASh-eve të shkrira do të lirohen nga detyra, sipas legjislacionit në fuqi. Gjithashtu edhe sektorët e përpunimit pranë AQSH në strukturën e re të DPA janë eliminuar. Kjo do të sjellë pakësimin e specialistëve arkivistëve që deri tani kanë përmbushur një prej detyrave themelore të punës në arkiva, atë të përpunimit tekniko-shkencor të pasurisë dokumentare kombëtare. Pra është lehtësisht e kuptueshme se të gjitha hapat mësipërme të mara deri tani nga z. Bido me justifikimin se po përpiqet “të përmirësojë” punën arkivore në Republikën e Shqipërisë janë qartazi në shërbim të idesë së tij për krijimin e të ashtuquajturave “arkiva private”, pasi ato do të jenë thjesht e shkurt biznese të rëndomta. “Arkiv privat” nuk mund të ketë dikush, një apo disa persona, të cilët nuk janë vetë fondkrijues ose kanë të trashëguar pasuri dokumentare me Rëndësi Historike Kombëtare.
10. Siç duket, shqetësimi i Drejtorit të Përgjithshëm të DPA, i cili është dhe nismëtari i kësaj gjetje krejtësisht të pashoqe, nuk është mirëfilli puna arkivore, por çelja e një hapësire në dukje lehtësuese për administratën shtetërore, por për hir të së vërtetës tejet në dëm të institucioneve shtetërore dhe kompetencave shtetërore ndaj arkivave, teksa i zhvesh këto të fundit nga mundësia për të pasur nën kontroll arkivat që prodhojnë vetë. Një dukuri e tillë është, më së paku, klienteliste, më së shumti,antikombëtare.

Sipas arkivistëve amerikanë, “mirëqeverisje do të thotë një arkiv i mirë dhe një arkiv i mirë do të thotë luftë korrupsionit”.

*Ish-Drejtore e Arkivit të Shtetit